Komunikacja asynchroniczna

Komunikacja Asynchroniczna Dlaczego Powinieneś Ją Stosować?

Ile razy spotkałeś się z następującą sytuacją? Przychodzisz do biura, po krótkiej rozmowie z kolegami zaczynasz pracę w pełnym skupieniu. Po chwili ktoś zadaje ci pytanie niezwiązane z projektem, nad którym obecnie pracujesz, odpowiadasz na nie, przy czym tracisz 23 minuty i znowu możesz być w pełni skupiony na pracy. Następnie słyszysz dźwięk powiadomienia – to wiadomość ze Skype’a, odpowiadasz i kolejne 23 minuty stracone i tak kilka razy w ciągu dnia tracisz po kolejne 23 minuty, ale dlaczego dokładnie tyle? Dowiesz się właśnie z tego artykułu.

Co to jest Komunikacja asynchroniczna?

Komunikacja asynchroniczna to każdy rodzaj komunikacji, który nie odbywa się w czasie rzeczywistym i w przeciwieństwie do komunikacji synchronicznej nie wymaga on od Ciebie natychmiastowej odpowiedzi. Wiadomość lub zadanie wysłane do Ciebie przez współpracownika zostanie odebrane wtedy, gdy będziesz miał na to czas, na przykład w specjalnym bloku pracy, jaki przeznaczasz na maile, wiadomości ze Slack czy zadania z Nozbe lub innego narzędzia do zarządzania zadaniami.

A komunikacja synchroniczna?

Jest to każdy rodzaj komunikacji wymagający udzielenia natychmiastowej odpowiedzi. Popularnym kanałem takiej komunikacji jest telefon, jednak przy nieodpowiednim stosowaniu inne środki komunikacji też mogą stać się synchroniczne. Przykładami są wiadomości SMS czy te z komunikatorów, na które odpowiadamy natychmiastowo, dodatkowo czekając na odpowiedź drugiej strony. Podobnie w przypadku maili, mając włączone powiadomienia o nowych wiadomościach i odrywając się od aktualnego zadania, stosujesz mimowolnie komunikację synchroniczną.

Dlaczego powinieneś zacząć komunikować się asynchronicznie w pracy? Zalety pracy asynchronicznej

1. Lepsza komunikacja.

Dzięki tej formie komunikacji uczymy się lepiej precyzować zapytania, aby uniknąć sytuacji, w której ktoś dopytuje się, o co dokładnie Ci chodziło. Pomyśl o wszystkich możliwych pytaniach, które mogą zadać Twoi współpracownicy, jeśli przedstawisz im zadanie w obecnej formie i opisz je tak, aby dodatkowe pytania były zbędne. Komunikacja asynchroniczna daje także czas na przemyślenie odpowiedzi, a nie mówienie tego, co pierwsze wpadnie nam na myśl. Jest domyślnie dokumentowana – w każdej chwili możemy przypomnieć sobie nasze konwersacje z przeszłości. Czy jesteś w stanie zapamiętać wszystkie ustalenia z różnych rozmów telefonicznych?

2. Służy lepszemu planowaniu pracy.

Jeśli nie możesz na ostatnią chwilę poprosić współpracownika o wykonanie jakiegoś zadania, musisz przemyśleć plan działania wcześniej i dać mu więcej czasu na zapoznanie się z zadaniem. Działając pro aktywnie, czyli w sposób zgodny z komunikacją asynchroniczną powinieneś mieć listę zadań, z której po kolei będziesz odhaczał zrealizowane zadania.

3. Zmniejsza stres.

Brak ciągłych ASAP-ów (as soon as posible – tak szybko, jak to możliwe), czyli gaszenia pożarów powoduje mniejszy stres i pozwala pracować efektywniej.

4. Znacznie zwiększa efektywność (zasada 23 minut i 15 sekund).

Według profesor Glorii Mark z Uniwersytetu Kalifornijskiego powrót do zadania po przerwanej pracy przez rzecz niezwiązaną z projektem, którym aktualnie się zajmujesz, powoduję stratę średnio 23 minut i 15 sekund(1). Teraz policz, ile razy dziennie Ci się to zdarza i masz odpowiedź ile “kosztuje” Cię model pracy synchronicznej. Oczywiście dotyczy to głównie zadań, w których potrzebujesz mocno skupić się na zadaniu wejść w tzw. deep work (praca głęboka). Dotyczy to na przykład menadżerów, analityków, programistów i innych funkcji charakteryzujących się wykonywaniem zadań wymagających nieustannego dużego skupienia.

5. Komunikacja w wielu strefach czasowych.

Ponieważ nie oczekujesz natychmiastowej odpowiedzi, możesz komunikować się z członkami Twojego zespołu lub współpracownikami, nawet jeśli są w innej strefie czasowej.

Jakie narzędzia możesz wykorzystywać do komunikacji asynchroncznej?

Zarządzanie zadaniami: Nozbe, Asana, Basecamp

W narzędziach typu Nozbe możemy delegować zadania na naszych współpracowników, które dobrze opisane wraz ze wszystkimi potrzebnymi materiałami pozwalają im pracować efektywniej.

Przechowywanie, dzielenie się danymi w chmurze: OneDrive, Dysk Google, Dropbox, iCloud Drive

Chmury są świetnym przykładem pracy asynchronicznej, dzielimy się dostępem do plików czy dokumentów, które możemy razem edytować, zostawiając sobie komentarze w obrębie danego pliku.

Email

Email w przeciwieństwie do komunikacji telefonicznej pozwala wrócić do rozmowy, zweryfikować i w razie potrzeby udowodnić, jakie były nasze pierwotne ustalenia.

Komunikatory: Slack, Microsoft Teams, Messenger, Skype, WhatsApp

Tutaj wszystko zależy od tego, czy komunikujemy się w czasie rzeczywistym, czy wysyłamy wiadomości, na które odpisujemy w czasie na to przeznaczonym. Aby komunikacja przebiegała w sposób asynchroniczny, powinieneś mieć wyłączone powiadomienia ze wszystkich wyżej wymienionych programów.

Tworzenie i dzielenie się notatkami: Evernote

Podobnie jak w przypadku dokumentów czy arkuszy kalkulacyjnych w chmurze, możemy tutaj tworzyć notatki i udostępniać je zespołowi w celu wspólnej edycji.

Nagrywanie video, np. w formie instrukcji: Loom, Icecream Screen Recorder.

Jeśli chcesz wytłumaczyć współpracownikowi zdalnemu lub pracownikowi, którego obecnie nie ma w biurze np. jak dodawać artykuły w WordPress, to możesz to zrobić w postaci klipu video. Takie rozwiązanie ma dodatkowy plus – zrobisz to raz, a później możesz podzielić się tym z wieloma współpracownikami. Dodatkowo osoba ta w każdej chwili będzie mogła przypomnieć sobie, jak robi się daną rzecz, włączając po prostu video, bez konieczności ponownego angażowania Ciebie i odrywania Cię od pracy.

To wszystkie takie proste…w teorii, ale jak wdrożyć to w praktyce?

Być może odpowiedź Cię zaskoczy, ale nie wiem jak wprowadzić to u Ciebie. Ponieważ nie wiem, czym charakteryzuje się Twoja praca, czy musisz odbierać telefony, czy możesz oddzwaniać po wykonaniu określonych zadań. Praktyka pokazuje, że naszą największą barierą jest ta, istniejąca w naszych głowach. Jeżeli jednak pracujesz w dziale obsługi klienta, to te zasady okażą się dla Ciebie abstrakcyjne. Na podstawie swoich doświadczeń mogę podpowiedzieć, co u mnie dobrze się sprawdza:

miejsce pracy asynchronicznej
  • wyłączone dźwięki w telefonie / tryb nie przeszkadzać, oddzwaniam w przerwach. Jeden blok pracy trwa 90 minut, przerwa 20 minut;
  • wyłączone wszystkie powiadomienia, zarówno te w komórce, jak i na komputerze. Jest tylko jeden sposób, aby się do mnie “dostać” wiedzą o tym osoby uprawnione 😉 ;
  • odpisywanie na maile, zazwyczaj raz dziennie po trzecim bloku pracy;
  • na wiadomości zazwyczaj odpisuję po każdym bloku pracy;
  • tam, gdzie to możliwe stosuję komunikację poprzez delegowanie zadań w Nozbe;
  • dodatkowo wspieram się słuchawkami z aktywnym tłumieniem hałasu, aplikacją brain.fm i matero z Yerba mate 🙂

Źródła:

(1) https://www.fastcompany.com/944128/worker-interrupted-cost-task-switching

  • Jacob
    28 kwietnia 2020 at 07:50

    Pe ta rda, ten artykuł to jest petarda!

    • Rafał Kita
      28 kwietnia 2020 at 09:41

      Dzięki Jacob, ciesze się, że się podoba 🙂 co z niego wdrożysz/wdrożyłeś u siebie ?

Zostaw komentarz

Your email address will not be published.*